Praktyczne zastosowanie norm ISO 19650-1 i ISO 19650-2
ISO 19650 to norma wieloczęściowa, która tworzy ramy dla zarządzania informacją branży budowlanej. Opieram się na jej zapisach w mojej codziennej pracy BIM managera, określając wymagania informacyjne, przestrzegając zasad CDE, prowadząc sprawdzenie jakości rezultatów zespołów realizacji i przy wielu innych okazjach. Dzięki zaleceniom zapisanym w tej normie można usprawnić współpracę między wszystkimi stronami zaangażowanymi w projekt – od inwestora po podwykonawcę. Poznaj praktyczne zastosowanie norm ISO 19650 w projektach. Kluczowe wskazówki dotyczące zarządzania informacją i optymalizacji procesów.
W Internecie można znaleźć wiele artykułów podsumowujących bardzo ogólnie wszystkie części normy. Mało jest jednak treści, które pokazują faktyczne zastosowanie kluczowych zapisów w praktyce. W poniższym artykule omówię po krótce pierwsze dwie z sześciu części normy ISO 19650 pod kątem praktycznego zastosowania, a w kolejnych odcinkach będę kontynuował temat opisując jej następne części. Wskażę ich podstawowe cechy oraz szerzej opiszę fragmenty, które w ocenie maja największe zastosowanie w praktyce. Omówię zagadnienia z którymi spotykam się na co dzień pełniąc rolę kontraktowego BIM managera.
ISO 19650-1: Koncepcje i zasady
Część pierwsza stanowi fundament normy, definiując zasady współpracy i zarządzania informacją na każdym etapie cyklu życia aktywów – od projektowania, przez realizację, aż po użytkowanie. Norma ta podaje standardy najlepszych praktyk w zakresie zarządzania, tworzenia, dystrybucji i zapewnienia jakości informacji budowlanych. Jej podstawowe punkty to:
- Terminy i definicje BIM;
- Różne perspektywy zarządzania informacjami, cele i rezultaty;
- Określanie i kaskada wymagań informacyjnych;
- Planowane, przekazanie i przegląd dostarczanych informacji;
- Funkcje zarządzania informacjami;
- Potencjalni zleceniobiorcy, sprawdzenie ich zdolności i wydajności;
- Przepływ pracy CDE do wspólnego tworzenia, zarządzania, udostępniania i wymiany informacji;
- Strategia scalania i struktura podziału na kontenery informacji.
W mojej subiektywnej ocenie najważniejsze punkty, które wykorzystuję w praktyce to:
Klauzula 5. Określenie wymagań informacyjnych i wynikających z nich modeli informacyjnych:
Bardzo często klient nie wie tak naprawdę co może mu dać uporządkowana informacja na temat jego własnych aktywów. Jeszcze częściej zdarza się, że kierownictwo nie zna realnych potrzeb różnych działów, składających się na ich organizację. W związku z tym potrzeby informacyjne nie są jasno zdefiniowane i zleceniodawca nie otrzymuje oczekiwanej wartości z realizowanego projektu. Zrozumienie kluczowych aktywów i określenie kluczowych pytań wraz z oczekiwanymi odpowiedziami od każdego z działów firmy może zwiększyć wartość realizowanej inwestycji. To z kolei pomoże w ogólnym rozwoju biznesu. Ten punkt normy pomaga w określeniu jasnych wymagań informacyjnych (EIR) i odpowiedzialności za ich dostarczanie.
Dodatkowo warto zwrócić uwagę na tzw. Kaskadowanie wymagań informacyjnych. Polega na zawężaniu wymagań do konkretnych rezultatów dla konkretnych specjalistów. Jest to ważne szczególnie dla inwestorów, gdyż gwarantuje, że każdy uczestnik projektu pracuje na właściwych danych. Zwiększa to szansę na znajomość wymagań informacyjnych i oczekiwań u każdego z interesariuszy projektu.
Klauzula 12. Rozwiązanie dotyczące wspólnego środowiska danych (CDE) i przepływ pracy:
W pracy BIM Managera szczególnie ważna jest umiejętność pracy z różnymi systemami CDE (Wspólne Środowiska Danych). W moim przypadku tym bardziej jest to istotne, bo stworzyliśmy własne CDE zgodne z zasadami ISO 19650, będące rozszerzeniem Microsoft SharePoint – G4CDE. Pełnię rolę CEO firmy o tej samej nazwie.
Zalecenia zawarte w normie ISO pomagają w określeniu struktury zespołu, grup dostępowych i ich uprawnień. Dają wskazówki do określenia procesu wydań, w tym walidacji, weryfikacji i zatwierdzeń. To wszystko, przy zachowaniu porządku w rewizjach, czy archiwizowanych wersjach. Przypisanie metadanych przydaje się też innych sytuacjach np. stan i status pomagają określać przeznaczenie pliku.
Poprawne wykorzystanie CDE pomaga również efektywnie współpracować w rozproszonych zespołach, analizować konflikty na podstawie historii zmian oraz przyspieszać wyszukiwanie dokumentów.
Załącznik A. Ilustracje strategii scalania i struktury podziału na kontenery informacji:
Oczywiście określając wymagania dla każdego projektu należy zastanowić się też nad strategią scalania i podziałem na kontenery informacji. Tutaj przydaje się skorzystać z “Załącznika A”. Celem opisanego działania jest:
- umożliwienie różnym zespołom zadaniowym równoczesnej pracy nad różnymi częściami modelu informacyjnego;
- wspieranie bezpieczeństwa informacji, np. kiedy część lub całość modelu jest obiektem infrastruktury krytycznej, lub wojskowej;
- ułatwianie przekazywania informacji poprzez zmniejszenie wielkości poszczególnych plików.
ISO 19650-2: Faza realizacji aktywów
Druga część normy przenosi zasady współpracy na grunt praktyki realizacji projektu – projektowania i budowy. Wskazuje proces zarządzania informacją od momentu zdefiniowania potrzeb, przez podpisanie kontraktu, mobilizację, dostarczanie rezultatów, aż po zamknięcie projektu. Definiuje powiązania między stronami i zespołami w celu zarządzania informacjami. Warto też zaznajomić się z brytyjskim załącznikiem krajowym, w którym znajdziemy zalecenia dotyczące konwencji nazewnictwa, klasyfikacji, kodów statusu i metadanych rewizji plików. Wytyczne podane w “załączniku UK” są specyficzne dla tego regionu, ale wiele krajów i organizacji wykorzystuje je jako bazę do stworzenia własnych zaleceń.
Mój subiektywny wybór najważniejszych punktów:
Bardzo ciężko jest wybrać jeden lub nawet kilka najważniejszych fragmentów tego dokumentu, bo całość zawiera wskazówki, które mogą być przydatne dla różnych zaangażowanych stron w różnych etapach projektu. Spróbuję jednak wypisać po kilka praktycznych rad dla każdego podpunktu klauzuli 5, które szczególnie przydały się w mojej dotychczasowej pracy.
5.1 Proces zarządzania informacjami – Ocena i zdefiniowanie potrzeb.
W początkowym etapie projektu powinna zostać wytypowana osoba zarządzająca informacjami ze strony Zleceniodawcy (Manager informacji) oraz skonfigurowane CDE projektu wg zaleceń tej i poprzedniej części normy. Jest to niezbędne do poprawnego przeprowadzenia procesu i wyciągnięcia maksymalnej wartości z projektu.
Oprócz samego określenia wymagań informacyjnych możliwe, że zleceniodawca będzie dokładnie wiedział co i w jaki sposób należy przygotować. Taka sytuacja najczęściej ma miejsce w przypadku, kiedy klient wykonuje powtarzalne lub podobne projekty. W takiej sytuacji zalecenia dotyczące metod i procedur wytwarzania informacji oraz informacji referencyjnych są dla niego bardzo istotne. Metody i procedury mogą być bardzo precyzyjne i dotyczyć np. konkretnego rozwiązania CDE, z którego korzysta klient i procesów dostarczania rezultatów. Mogą też wskazywać rozwiązania do tworzenia modeli informacyjnych i zasady porządkowania plików. Z kolei materiały referencyjne mogą określać np. informacje o istniejących aktywach, szablony projektowe, biblioteki BIM lub modele referencyjne. Z taką bazą można dużo szybciej rozpoczynać i rozwijać projekt o powtarzalnych elementach.
5.2 Proces zarządzania informacjami – Zaproszenie do składania ofert.
Na podstawie wewnętrznych wymagań organizacji Zleceniodawca powinien przygotować wymagania wymiany informacji (EIR) dla konkretnego zlecenia. Warto jednak pamiętać o tym, żeby te wymagania były ograniczone jedynie do wcześniej określonych celów, które pomogą w rozwoju biznesu organizacji. Oznacza to, że klient nie powinien wymagać więcej niż jest to dla niego niezbędne. Wymagania powinny być klarowne, mierzalne, przypisane konkretnym zleceniobiorcom, realistyczne do dostarczenia i określone terminami – w skrócie S.M.A.R.T. (Specific, Measurable, Assignable, Realistic, Time-related), czyli sprytne.
5.3 Proces zarządzania informacjami – Oferta.
Wskazówki z podpunktu 3. przydają mi się, kiedy klient nie dostarczył szablonu Planu Realizacji BIM – BEP (BIM Execution Plan), a wymaga udowodnienia swojej gotowości do realizacji projektu prowadzonego w metodyce BIM. Można też korzystać z tych zapisów jako “checklisty” sprawdzającej czy zawarliśmy wszystkie istotne kwestie, przed wysłaniem pre-BEP do klienta.
Warto też przygotować plan mobilizacji i rejest ryzyka wspomniane w tym miejscu normy. Nawet jeśli mielibyśmy to zrobić jedynie na własne “wewnętrzne” potrzeby potencjalnego głównego zleceniobiorcy.
Plan mobilizacji pomoże określić co, kiedy i przez kogo ma zostać przetestowane przez rozpoczęciem prac, aby zrealizować projekt zgodnie z metodami i procedurami klienta. Rejestr ryzyka najlepiej, kiedy jest efektem burzy mózgów wielu członków zespołu, najlepiej tych najbardziej doświadczonych i obejmujących stanowiska kierownicze.
5.4 Proces zarządzania informacjami – Zlecenie.
W mojej dotychczasowej praktyce, zaraz po podpisaniu kontraktu Manager informacji klienta organizował spotkanie rozpoczynające, tzw. BIM Kickoff meeting. Podczas tego spotkania omawiał jeszcze raz szczegółowe wymagania zleceniodawcy, metody i procedury dostarczenia informacji i to co ma się znaleźć w końcowej wersji BEP. Miewam wtedy około miesiąca na uszczegółowienie BEP i wszystkich załączników, aby zostały podpisane i stały się częścią kontraktu. Ten punkt normy opowiada dokładnie jak się za to zabrać. Poza wypisaniem szczegółów jak np. Lista zaangażowanych osób, wykorzystywane narzędzia IT, dostarczane formaty plików, podział i szczegółowość modelu, czy sposób koordynacji, zazwyczaj należy też przygotować główny plan dostarczania informacji – MIDP (Master Information Delivery Plan). Ten załącznik, tak samo jak cały BEP, jest dokumentem żywym, ewoluującym podczas trwania projektu, więc należy uwzględnić na początku jedynie rezultaty, które zostaną dostarczone w najbliższym kamieniu milowym. Później, razem z rozwojem projektu powinny tam być dopisywane kolejne pozycje opisujące dostarczane modele, rysunki i dokumenty, wraz z terminami dostarczenia a czasem też zależnościami od informacji innych zespołów zadaniowych.
5.5 Proces zarządzania informacjami – Mobilizacja.
“Główny zleceniobiorca powinien zmobilizować zasoby (oraz technologię informatyczną – przypis.), jak to określono w planie mobilizacji zespołu realizacji (5.3.5)”. Zasada brzmi następująco, co zostało przetestowane powinno zadziałać, a co nie zostało przetestowane prawie na pewno się zepsuje. W tym momencie projektu powinniśmy skorzystać z wcześniej przygotowanego planu i punk po punkcie “odhaczyć” na liście wszystkie czynności, których będzie od nas oczekiwał klient. Może to być np. Sprawdzanie dostępów do CDE, testowanie “wydań” dokumentacji na koniec kamienia milowego, sprawdzenie możliwości i umiejętności zespołu pod kątem eksportu plików do różnych formatów, zakup sprzętu, czy przeprowadzenie dodatkowych szkoleń w zespole realizacji.
5.6 Proces zarządzania informacjami – Wytwarzanie informacji w trybie współpracy.
Tworzenie informacji powinno być zgodne ze standardami projektu oraz metodami i procedurami klienta. Oznacza to też, że mamy unikać tzw. “otyłości informacyjnej” modeli poprzez przekraczanie wymaganego poziomu potrzeby informacyjnej, duplikatów, i zbędnych szczegółów. W tym punkcie wg mnie warto jednak przede wszystkim skupić się na kontroli zapewnienia jakości infomacji. Musimy upewnić się, że zespoły zadaniowe sprawdzają swoje pliki przed udostępnieniem ich do specjalistów z innych branż. W tym celu warto przygotować “checklistę” dla specjalistów z każdego zespołu zawierającą elementy do sprawdzenia przed udostępnieniem przez nich informacji.
5.7 Proces zarządzania informacjami – Dostarczanie modelu informacyjnego.
“Przed dostarczeniem modelu informacyjnego do zleceniodawcy każdy zespół zadaniowy powinien przekazać swoje informacje do głównego zleceniobiorcy w celu autoryzacji we wspólnym środowisku danych…”.
Ten podpunkt omawia kwestie istotne dla dwóch zaangażowanych stron. Po pierwsze, co powinien rozważyć główny zleceniobiorca przez autoryzacją i dostarczeniem rezultatów do zleceniodawcy. Po drugie, co powinien rozważyć zleceniodawca przez akceptacją rezultatów. Te kwestie są omówione szerzej w normie ISO 19650-4.
5.8 Proces zarządzania informacjami – Zakończenie projektu.
Tutaj po krótce omówione są kwestie dotyczące archiwizacji i gromadzenia nabytych doświadczeń na potrzeby realizacji przyszłych projektów. Wg mnie szczególnie ważna jest ta druga kwestia, czyli wyciąganie wniosków. Powinniśmy po każdym projekcie (a jeszcze lepiej, jeśli robimy to w trakcie) spisywać rzeczy, które poszły dobrze, które mogliśmy zrobić lepiej lub inaczej. Takie podsumowanie może być efektem burzy mózgów, jak to było w przypadku rejestru ryzyka. Po spisaniu wniosków z projektu, należy pamiętać o określeniu kto ma się zająć wdrożeniem “poprawek”, aby z projektu na projekt dążyć do doskonałości.
Normy z serii ISO 19650 dają podpowiedzi dla kompleksowego podejścia do zarządzania informacją w projektach budowlanych. Każda część ma swoje kluczowe zastosowania, które mogą wspierać różne role w projekcie. Zrozumienie tych norm i ich praktycznych wskazówek jest kluczowe dla skutecznego wdrażania BIM w każdej organizacji.
W następnym artykule streszczę i dodam komentarz do kolejnych części normy ISO 19650. Do usłyszenia!
…………………………….
Ten cykl publikacji, realizowany pod patronatem BSI (British Standards Institution), rzuca światło na znaczenie standaryzacji zgodnie z normą wieloczęściową ISO 19650. Omawiam praktyczne wskazówki z zakresu zarządzania informacjami. Te zalecenia mogą być przydatne dla każdej organizacji zaangażowanej w zamówienia, projektowanie, budowę, eksploatację lub utrzymanie obiektu budowlanego.
