© 2018 by Grupa4BIM

W poprzedniej części Poradnika ISO 19650 omówiłem osiem głównych kroków zdefiniowanych w normie, dotyczących realizacji inwestycji. W tym odcinku rozpocznę opis pierwszego z podpunktów - Wyznaczenie zarządcy informacji ze strony Zamawiającego. Odpowiem też na pytanie “dlaczego zarządzanie informacjami jest potrzebne?” i omówię “załącznik A” ISO 19650-2  - Tabelę funkcji zarządzania informacjami (RACI).
 

Ten artykuł jest częścią cyklu “Poradnika ISO 19650” tłumaczącego zasady międzynarodowych norm BIM - ISO 19650. Kliknij poniżej aby sprawdzić poprzednie wpisy:

 

Przypominam, że nie istnieje jeszcze oficjalna polska wersja standardu BIM, choć normy ISO 19650-1 i ISO 19650-2 zostały przyjęte przez Polski Komitet Normalizacyjny za Polską Normę. Nie ma oficjalnego tłumaczenia angielskiej wersji standardu, a co za tym idzie nie ma oficjalnego tłumaczenia żargonu BIM. Tłumaczenie nomenklatury które znajdziecie w tym poradniku jest moją własną interpretacją i warto pamiętać, że wersja oficjalna która miejmy nadzieję kiedyś zostanie opublikowana może się różnić tłumaczeniem niektórych pojęć.

 

Ocena i zdefiniowanie potrzeb

 

Punkt pierwszy procesu zarządzania informacjami wg ISO 19650-2 to “Ocena i zdefiniowanie potrzeb” Zamawiającego. Opisuje w jaki sposób ustalić ramy informacyjne dla projektu. 

 

Ten punkt jest przeznaczony w całości dla Zamawiającego, czyli innymi słowy klienta, lub strony w projekcie wyznaczającej wykonawców realizujących zamówienie.

 

Źródło: Figure 1, ISO 19650-1, tłumaczenie własne

 

W przypadku procesu określonego w normie ISO 19650-2 w punkcie 1 - Ocena i zdefiniowanie potrzeb określamy Wymagania informacyjne projektu - PIR. 

 

Wymagania informacyjne projektu(ów) (PIR) zawierają nasze strategiczne cele istotne dla projektu. Określają nasze oczekiwania dotyczące realizacji danego typu projektu, istniejące informacje o projekcie, kluczowe punkty decyzyjne oraz krytyczne pytania, na które oczekujemy odpowiedzi. 

Wymagania informacyjne projektu (Project information requirements - PIR) tyczą się różnych projektów typowych. Można na to patrzeć w ten sposób, że PIR będą szablonem dla Wymagań wymiany informacji (Exchange information requirements - EIR), będących drugim punktem procesu - Opracowaniu zaproszenia do składania ofert, przygotowywanego dla każdego nowego zamówienia. 

 

Wymagania informacyjne projektu (PIR) mogą być określone bardziej ogólne, wtedy jeśli ten sam Zamawiający buduje różne typy nieruchomości, np. szpitale i kasyna, będzie miał zupełnie różne potrzeby i wymagania co do informacji jakie mają się znaleźć w cyfrowych modelach tych zupełnie od siebie odmiennych typów obiektów.

 

Źródło: Proces informacyjny BIM na podstawie ISO 19650-2, tłumaczenie własne

 

Dlaczego zarządzanie informacjami jest potrzebne?

 

Zarządzanie informacją w najprostszej postaci polega na realizacji zadań związanych z definiowaniem wymagań informacyjnych, lub tworzeniem, sprawdzaniem i dostarczaniem informacji. W konsekwencji każdy wchodzący w skład Interesariuszy projektu w różnym stopniu angażuje się w zarządzanie informacją. 

 

Nie jest to nowa koncepcja, ale w ostatnich latach znaczenie dobrego zarządzania informacjami z udokumentowaną odpowiedzialnością za konkretne działania stało się kluczowe. Właściwe skupienie się na zarządzaniu informacjami może pomóc w osiąganiu lepszych wyników projektu, na przykład poprzez:

 

  • Lepszą koordynację i komunikację

  • Lepszą jakość tworzenia informacji

  • Terminowe dostarczanie informacji

  • Ograniczoną liczbę poprawek, niepotrzebnych strat i kosztów

  • Skuteczne podejmowanie decyzji

  • Dokładniejsze ścieżki audytu / prowadzenie dokumentacji.
     

Aby to osiągnąć potrzebujemy współpracy i skutecznego zarządzania informacją przez cały okres użytkowania aktywów. Konieczność dobrego zarządzania informacjami wzrasta wraz z przejściem na cyfrowe sposoby pracy. Aby uwolnić wydajność i ponowne, efektywne wykorzystanie informacji, musimy wymagać, tworzyć, sprawdzać, zatwierdzać i wymieniać informacje w spójny i uporządkowany sposób. 

Chociaż korzystanie z technologii niesie ze sobą wiele korzyści, to ryzyko związane z niewłaściwym pozyskiwaniem i zarządzaniem informacjami dostarczanymi cyfrowo można uznać za większe niż w przypadku jego analogowego poprzednika, na przykład poprzez niewłaściwy dostęp do informacji, ich dystrybucję, lub naruszenia bezpieczeństwa.

 

Zasadnicze znaczenie ma zrozumienie, że zarządzanie informacjami dotyczy WSZYSTKICH informacji, łącznie określanych jako „model informacyjny”. 

Model informacyjny to zbiór ustrukturyzowanych i / lub nieustrukturyzowanych informacji zawierających dowolną kombinację informacji geometrycznych, informacji alfanumerycznych i dokumentacji.

 

Menedżer informacji BIM

 

Pierwszym krokiem każdej ze stron zaangażowanych w projekt powinno być zrozumienie kontekstu, celu i zakresu jej funkcji zarządzania informacjami, a następnie przydzielenie odpowiednich obowiązków i odpowiedzialności za wymagane działania.

 

Punkt 1.1 procesu informacyjnego normy ISO 19650-2 omawia konieczność wyznaczenia osoby odpowiedzialnej za zarządzanie informacjami projektu ze strony Zamawiającego. Jest on odpowiedzialny za zidentyfikowanie i zaangażowanie jednej lub kilku osób do pełnienia funkcji zarządcy informacji.

 

Osoba zarządzająca informacjami ze strony Zamawiającego jest zwyczajowo nazywana Menedżerem informacji BIM, choć nazwa tej funkcji nie jest bezpośrednio przytoczona w normie ISO. Przypisanie tej funkcji konkretnym osobom powinno się odbyć przed zaangażowaniem jakichkolwiek wykonawców projektu.

 

Zakres informacji, które mają być zarządzane przez wskazaną osobę (osoby), jest również określany przez Zamawiającego. W sumie zakres ten obejmuje wszystkie działania opisane w ISO 19650-2 w:

 

  • punkcie 1 - Ocenie i zdefiniowaniu potrzeb

  • punkcie 2 - Opracowaniu zaproszenia do składania ofert 

  • podpunkcie 4.6 - Skompletowaniu dokumentów nominacyjnych Głównego wykonawcy

  • podpunkcie 7.4 - Przejrzeniu i akceptacji modelu informacyjnego, oraz

  • punkcie 8 - Działaniach podczas zamknięcia projektu.
     

Zaleca się, aby osoby w organizacjach posiadały umiejętności w zakresie samorealizacji i ciągłego doskonalenia. Ważne jest, aby każdy, kto pełni funkcję zarządzania informacjami, posiadał odpowiednią wiedzę i umiejętności. W przypadku gdy wiedza i umiejętności wśród zasobów wewnętrznych organizacji są ograniczone, można wyznaczyć "stronę trzecią" do roli doradczej w celu wspierania funkcji zarządcy informacji. Odpowiedzialność powinna jednak spoczywać na osobie z organizacji Zamawiającego, która rozumie biznesowy model operacyjny i pożądane wyniki. 

 

Praktyka wynajmowania zewnętrznego Menedżera informacji BIM może się okazać bardzo pomocna w przypadku organizacji, które dopiero zaczynają swoją przygodę z tą metodyką pracy. Wynajęcie specjalisty może się okazać dużo lepszą inwestycją niż nauka na błędach podczas realnego projektu.

 

Główny wykonawca mogłby teoretycznie pełnić niektóre lub wszystkie funkcje Menedżera Informacji BIM. Sugeruje się jednak, aby w takim wypadku osoba pełniąca funkcję zarządcy informacji w imieniu Zamawiającego nie wykonywała własnej funkcji zarządcy informacji Głównego wykonawcy, czyli BIM Managera.

 

RACI - Tabela funkcji zarządzania informacjami 

 

Norma ISO 19650-2 zawiera załącznik A - tabelę funkcji zarządzania informacjami. Jest to przydatne źródło informacji dla Zamawiającego, pomocne podczas wyznaczania wykonawców do pełnienia funkcji zarządzania informacjami. Podsumowuje te informacje w formie tabeli RACI:

 

  • R - Odpowiedzialny za podjęcie działania / zadania

  • A - Odpowiedzialny za wykonanie działania / zadania

  • C - Konsultowany w trakcie działania / zadania

  • I   - Informowany o zakończeniu czynności / zadania
     

Każda strona może zdecydować się na opracowanie bardziej szczegółowej tabeli w oparciu o załącznik A (chociaż nie jest to wymóg ISO 19650). Może to pomóc zidentyfikować i przypisać konkretne zadania istotne dla Zamawiającego i zespołu wykonawczego.

 

Przykład tego, jak Główny wykonawca, może podejść do opracowania bardziej szczegółowej tabeli funkcji zarządzania informacjami przedstawiam poniżej.

 

 

Fragment Rysunku 4: Przykładowe podejście Głównego wykonawcy - rozszerzona Tabela funkcji zarządzania informacjami, źródło: Guidance Part A - The information management function and resources - Edition 2

 

Podsumowanie czynności w ramach punktu 1.1:

 

Źródło: Ocena i zdefiniowanie potrzeb na podstawie ISO 19650-2, tłumaczenie własne

 

Zarządzanie informacjami jest kluczowym elementem udanej realizacji projektu i eksploatacji zasobów. Informacje, które wytwarzamy podczas cyklu życia aktywów, stanowią ciągłą podstawę do podejmowania decyzji, dlatego musimy traktować informacje o obiektach na równi z aktywami fizycznymi, które reprezentują. 

 

W serii ISO 19650, funkcja zarządców informacji powinna być podstawowym aspektem dla KAŻDEJ organizacji zaangażowanej w realizację projektu lub obsługę aktywów. Przydzielenie odpowiedzialności i uprawnień do czynności składających się na zarządzanie informacją pomoże poszczególnym osobom zapewnić możliwie najlepsze wyniki.

 

Osoby pełniące funkcje zarządców informacji powinny posiadać wymagane kompetencje. W przypadku stwierdzenia braków w kompetencjach, lub doświadczeniu powinno się podnieść ich kwalifikacje lub wyznaczyć zewnętrznych specjalistów. Powierzenie odpowiedzialności za czynności związane z zarządzaniem informacją Głównemu wykonawcy jest dozwolone, ale należy dokładnie rozważyć ustalenia umowne.

 

Podsumowanie w punktach:

 

  • Rozważ zakres funkcji zarządcy informacji

  • Określ, za jaki zakres zarządzania informacjami będzie odpowiedzialny

  • Wypełnij Tabelę funkcji zarządzania informacjami, aby odpowiednio przydzielić obowiązki i zadania Zamawiającego

  • Jeżeli funkcja zarządcy informacji ma być wykonywana przez zewnętrznego doradcę lub Głównego wykonawcę, należy upewnić się, że zakres ich zamówienia będzie odpowiednio określał czynności i powierzone im obowiązki.
     

.................................................................................

W tej serii artykułów skupiam się na tłumaczeniu głównych zasad ISO 19650-2 i na wsparciu Twojej firmy przy wdrażaniu tej normy opisując fazę dostawy aktywów budowlanych - realizacji projektu. Artykuły na naszym blogu pojawiają się każdego tygodnia, więc polecam zapisać się do newslettera, śledzić naszą stronę i media społecznościowe.

 

W kolejnej części Przewodnika ISO 19650 omówię kolejne czynności w ramach pierwszego kroku - Oceny i zdefiniowania potrzeb Zamawiającego.

 

Chcesz dowiedzieć się więcej o BIM i ISO 19650? Zapisz się na jedno z naszych szkoleń, np:
 

- Metodyka BIM w cyklu dostarczania informacji projektowej wg ISO 19650

- BIM koordynator wg ISO 19650 (z wizualizacją danych)

- Digital Twin dla Zarządców nieruchomości

 

 

Poradnik ISO 19650 cz.4 - Ocena, zdefiniowanie potrzeb i zarządzanie informacjami

12 kwietnia 2021

BIM

Twój e-mail:
Treść wiadomości:
Wyślij
Wyślij
Formularz został wysłany - dziękujemy.
Proszę wypełnić wszystkie wymagane pola!

Uważasz artykuł za ciekawy?

Chcesz się z nami skontaktować?

NAPISZ!

Wojciech Jędrosz

BIM Manager

 

Architekt mający doświadczenie w pracy jako BIM menedżer, BIM koordynator i modeler BIM. Odpowiedzialny za ustalenia wymagań informacyjnych BIM i asystę techniczną.

O autorze: